Accord du locataire pour la transmission dématérialisée de la quittance de loyer

Le propriétaire doit fournir une quittance de loyer au locataire à chaque fois que le locataire en fait la demande. La seule condition est que ce dernier se soit acquitté de ses loyers et charges locatives. Ainsi, la digitalisation de la gestion location permet de créer et d’envoyer la quittance de loyer dématérialisée par mail. Le bailleur gagne ainsi en coût et en rapidité, en déléguant cette tâche à un algorithme en ligne. Toutefois, pour transmettre un email par voie électronique à son locataire, le bailleur doit préalablement obtenir son accord exprès, comme l’oblige l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

Le bailleur peut-il imposer l’envoi de la quittance de loyer par email ?

Le propriétaire ne peut pas obliger le locataire à utiliser le courrier électronique pour recevoir ses quittances de loyers. Le locataire peut décider de continuer à recevoir les attestations de paiements de loyers en version papier par voie postale, même si cette solution est de moins en moins utilisée, car chronophage, coûteuse, et non écologique. Le locataire doit accepter de recevoir une e-quittance. Cet accord doit être formalisé sur un document signé.

Modèle d’accord du locataire pour la transmission de la quittance de loyer par mail

Le locataire peut donner son accord par l’intermédiaire d’une clause écrite dans le bail, qu’il signe avant son entrée dans le logement. Si le bailleur envisage de transmettre la quittance de loyer par messagerie électronique en cours de bail, il peut demander l’accord du locataire à travers une lettre papier ou par voie dématérialisée. Si il choisit la deuxième option, le locataire à la possibilité de signer ce document en apposant une signature électronique. En utilisant cette dernière solution, le bailleur obtient l’accord rapidement, le jour même. Pour obtenir l’accord du locataire, le bailleur envoi la demande, le locataire la retourne signée.

Comment envoyer la quittance de loyer par mail ?

HELLOBAIL qui est spécialisée dans la gestion locative en ligne, propose l’envoi des quittances de loyer par email, au locataire, chaque mois, de manière automatisée. Pour ce faire, il faut remplir le formulaire en indiquant les informations suivantes :

l’identité du locataire l’adresse mail du locataire montant du loyer les provisions pour charges l’adresse du logement signature électronique du bailleur

Ensuite, le locataire reçoit sur sa boîte mail la quittance de loyer au format sécurisé PDF. Lorsqu’il télécharge le document, le propriétaire reçoit un accusé de réception l’informant de la bonne réception du document.