Vous cherchez un moyen simple et efficace de gérer les quittances de loyer de vos locataires tout en respectant vos obligations légales ? Notre modèle de quittance de loyer en ligne est conforme aux réglementations en vigueur en 2024. Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le document le plus fréquemment utilisé en gestion locative.
Qu'est ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document que le bailleur remet au locataire. Ce justificatif fait la preuve que le loyer et les charges ont été payés en totalité au propriétaire bailleur ou à son mandataire pour une période donnée. Les dispositions concernant la quittance de loyer sont régies par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Il ne faut pas confondre la quittance de loyer avec un reçu partiel de paiement de loyer aussi appelé attestation de loyer. Ce dernier document est utilisé en cas de loyer partiellement versé par le locataire. La quittance de loyer peut être remplie en ligne par un bailleur particulier, agents immobilier, une SCI (société civile immobilière).
La quittance de loyer est-ellle obligatoire ?
La quittance de loyer n'est pas obligatoire. Toutefois, si le locataire en fait la demande, le bailleur devra fournir le document qui va permettre de prouver le paiement du loyer et des charges locatives du locataire. En tant que propriétaire, vous n'êtes pas obligé d'envoyer cette attestation tous les mois. Il est recommandé d'envoyer cette quittance chaque mois afin d'entretenir une bonne relation avec les locataires. En tant que propriétaire l'envoi des quittances de loyer peut paraître chronophage, sachez qu'il est possible de l'automatiser.
Que contient une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer simple doit faire apparaître des mentions et informations obligatoires qui sont disponibles dans notre formulaire de création de quittance de loyer.
- L’identité du bailleur
- L’identité du ou des locataires
- L’adresse du bien loué
- Le mois concerné par le paiement
- Distinguer le loyer et les charges locatives
- La signature du bailleur ou de son mandataire
- Eventuellement, l'assurance souscrite par le bailleur, la TEOM, ou les travaux d’économie d’énergie
Quand envoyer la quittance de loyer au locataire ?
La loi n’oblige pas le bailleur à fournir automatiquement les quittances de loyer à son locataire. Par contre, si le locataire en fait la demande et que celui-ci est à jour dans le paiement de ses loyers, le propriétaire doit obligatoirement donner les quittances correspondant à la période concernée. Certains bailleurs envoient les 3 dernières quittances de loyer sur demande, ou font des envois groupés chaque trimestre. Il est possible de grouper les quittances de loyer en une seule, ou encore envoyer une quittance de loyer annuelle ou trimestrielle.
La quittance de loyer peut-elle être sur plusieurs mois ou annuelle ?
La quittance de loyer doit stipuler une période mensuelle, si le mois n’est pas complet comme c’est le cas pour l’entrée et la sortie de location, la somme due est calculée au prorata. Toutefois, le bailleur peut établir une quittance de loyer annuelle, trimestrielle ou sur plusieurs mois, il faut simplement que chaque mensualité avec le détail soit mentionné sur la quittance.
Comment envoyer une quittance de loyer ?
Le justificatif peut être envoyer par voie postal ou électronique. Lorsque le bailleur décide de transmettre la quittance de loyer par e-mail comme cela ce fait de plus en plus souvent, il doit obtenir l’accord du locataire. Dans les faits, il n’y a que lorsque le locataire exprime son désaccord pour recevoir sa quittance de façon dématérialisée, que le propriétaire doit transmettre le document par la poste. Il est à noter que l’avis de la prochaine échéance de loyer peut être envoyé en même temps que la quittance. En cas de refus de délivrance de la quittance, et après mise en demeure, le locataire peut recourir au tribunal d’instance et faire soumettre le bailleur à une amende et obligation de faire.
La quittance de loyer dématérialisée
Le bailleur peu décider d’envoyer la quittance de loyer par voie électronique (e-mail par exemple) au format PDF, Word ou Excel, il peut utiliser un générateur de quittance de loyer. Toutefois, l’accord du locataire doit être formalisé par une clause de communication par voie électronique inscrite dans le bail de location initialement signé par les parties au contrat. imprimer une quittance de loyer devient une simple option avec cette procédure numérique. Vous pouvez dès à présent faire une quittance de loyer via notre formulaire en ligne.
Comment automatiser l'envoi des quittances de loyer ?
Pour gagner du temps et ainsi gagner en efficacité, automatisez la création de votre document locatif. Il suffit de remplir votre quittance de loyer en ligne, un modèle PDF ou WORD sera ainsi créé. Par la suite envoyez votre quittance de loyer par e-mail directement depuis notre plateforme, puis visionnez le suivi du document, un accusé de réception vous notifie que le locataire a bien pris connaissance du document.
La quittance de loyer est-elle gratuite pour le locataire ?
Le bailleur à l’obligation de délivrer la quittance de loyer gratuitement au locataire, il ne peut pas répercuter le coût d’un timbre postal ou la gestion de ce document par une agence immobilière comme le stipule l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Une clause qui indique le contraire est réputée non écrite.
La quittance de loyer pour quels types de location ?
La quittance de loyer est transmise uniquement pour les locations encadrées par un contrat de bail d’habitation meublé, un bail vide, un bail étudiant, une colocation, un bail mobilité, soit toutes les locations encadrées par des baux régis par la loi du 6 juillet 1989. La quittance de loyer est aussi utilisée pour un local commercial ou un garage. En location saisonnière, le propriétaire doit fournir une facture et non une quittance.
La signature de la quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Pour que la quittance de loyer soit juridiquement valable, elle doit être signée par le bailleur propriétaire ou le mandataire (agence immobilière). Sans cette signature, le locataire prend le risque que l’administration refuse le document, notamment lors de la demande d’une aide au logement auprès du service de la CAF. La quittance de loyer peut être signée de façon manuscrite à la main, ou par signature électronique. Attention, un simple scan de la signature n’est pas recevable.
Combien de temps doit on conserver une quittance de loyer ?
La loi oblige le locataire à garder ses quittances de loyers durant toute la durée de la location, puis jusqu’à 3 ans après le terme du contrat de bail. Il est préférable de les conserver durant ces 3 années car elles pourront servir de justificatif en cas de conflit entre le bailleur et le locataire, au-delà toute action en justice sera prescrite comme l’indique l’article7-1 de la Loi du 6 juillet 1989.
Les quittances de loyer dématérialisé ne peuvent être conservées indéfiniment car elles contiennent des données personnelles et doivent par conséquent respecter le RGPD et la loi Informatique et Libertés. Les quittances de loyers numériques doivent être supprimées 3 ans après la fin du bail.
Quelles sont les différences entre la quittance de loyer et l’avis d’échéance
L’appel de loyer (ou avis d’échéance) est un courrier qui permet de rappeler au locataire qu’il doit payer le loyer et les charges locatives avec un délai, une date butoir. Ce document est utile en cas de retard de paiement, il n’est pas obligatoire contrairement à la quittance, sa vocation n’est pas d’attester qu’un loyer a été effectivement versé.
Quels sont éléments qui peuvent être ajoutés sur la quittance de loyer ?
En plus des charges locatives, il est possible d'ajouter d'autres types de frais (assurance, TEOM, travaux, impayé, etc). Le cas échéant, pour faciliter vos relations avec le locataire, envoyer un appel de loyer en ajoutant ces nouvelles charges.
Faire figurer un impayé
Lorsque des sommes antérieures au mois indiqué sur la quittance de loyer sont dues, le bailleur peut les faire apparaître afin de rappeler au locataire ses obligations.
Faire figurer les travaux d’économie d’énergie
Lorsque des travaux d’économie d’énergie sont réalisés dons le logement ou parties communes, le bailleur peut ajouter une ligne intitulée « Contribution au partage de l’économie de charges » à la quittance de loyer. Sur cette ligne il faut indiquer la date de la mise en place et la date de fin des travaux. Cette disposition est régie par l’article 23-1 de la loi du 6 juillet 89.
L'assurance pour compte
En colocation, le bailleur peut souscrire à une assurance pour compte récupérable auprès des colocataires. Cette garantie va permettre de protéger chaque colocataire contre les risques locatifs. Le bailleur peur récupérer le montant investi en divisant la somme par les douze mois de l’année. Le montant obtenu est payable mensuellement par les colocataires, et devra apparaître de manière distincte dans la quittance de loyer.
Trop perçu de loyer
Si un trop-perçu de loyer a été identifié et qu'un remboursement doit être ou a été effectué, le bailleur peut indiquer sur la quittance de loyer le montant du trop-perçu ou le montant du remboursement effectué. La valeur sera négative, pour un trop perçu de 150 euros sera saisie de cette façon : -150€.Cela permettra au locataire de savoir que le remboursement a été effectué et de suivre l'évolution de sa situation financière.
Il est important que le bailleur conserve une trace écrite du remboursement effectué, par exemple en émettant un reçu de remboursement signé par le locataire. Cela permettra de prouver que le remboursement a bien été effectué en cas de litige.
Récupérer la taxe ordures ménagères
La TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères) peut être récupérée directement auprès du locataire ou lors de la régularisation des charges. Dans le premier cas, vous pouvez envoyer votre appel de loyer en indiquant le montant de la TEOM qui viendra s’ajouter au loyer et aux charges mensuels. Une fois la taxe des ordures ménagère payée par le locataire, vous devez éditer une quittance de loyer qui va inclure le champ TEOM et son montant. Le montant de la TEOM est présente dans l'avis d'imposition de la taxe foncière que chaque propriétaire reçoit aux alentours du 15 octobre de chaque année.
Faut-il mentionner la TVA dans la quittance de loyer ?
La location au titre de résidence principale à un locataire non professionnel n'est pas assujettie à la TVA, il ne faut donc pas l’indiquer dans la quittance de loyer.
La quittance de loyer en colocation comment ça marche ?
Si la clause de solidarité est insérée dans le bail, le nom de tous les locataires doivent apparaître sur la quittance de loyer de colocation. Il en est de même si les locataires sont liés par un PACS. Lorsque le bail est commun à tous les colocataires, une seule quittance de loyer sera fournie. Lorsque le bail est individuel, chaque locataire doit recevoir une quittance de loyer avec sa part de loyer.
La quittance de loyer peut-elle servir de justificatif de domicile ?
La quittance de loyer fait partie de la liste des pièces pouvant justifier du domicile d’une personne. Elle est donc recevable dans les démarches administratives et les échanges commerciaux.
Peut-on inscrire la partie du loyer versé par la CAF sur une quittance de loyer ?
Lorsque le bailleur reçoit une partie du loyer sous forme d'allocation logement (APL ou aide au logement) par l'intermédiaire de la CAF, il peut le mentionner dans la quittance de loyer. La mention "sous réserve d’encaissement" doi être écrite si l'aide n'a pas été encaissée.
Où trouver un modèle de quittance de loyer ?
Sur notre plateforme, vous trouverez une quittance de loyer vierge à remplir en ligne. Le formulaire vous guide pas à pas dans la rédaction, vous pouvez modifier le document à n’importe quel moment. Vous disposez ainsi d’une quittance de loyer simple et rapide à éditer.
Première et dernière quittance de loyer,comment faire ?
Le montant que l’on doit mentionner sur la première et la dernière quittance de loyer délivré au locataire est calculé au prorata du nombre de jour réellement loué. Pour obtenir le montant du loyer hors charge à indiquer sur la première quittance de loyer il faudra effectuer le calcul suivant :
(Loyer hors charges / Nombre de jour dans le mois) * Nombre de jour réellement loué = Loyer hors charges au prorata.
Par exemple, lorsque le locataire débute le 10 du mois d’avril pour un loyer de 600 euros hors charges, il faudra réaliser le calcul suivant : (600 / 30) * 20 = 400 euros de loyer. Le nombre de jour en location étant de 20 pour le mois d’avril qui compte 30 jours au total. La quittance de loyer pour le premier mois devra indiquer un montant de 400 €. Le calcul est identique pour la dernière quittance de loyer.
HELLOBAIL utilise des cookies pour vous offrir le meilleur service possible.
Vous pouvez accepter ces cookies en cliquant sur « Accepter et continuer » ou cliquer sur « Continuer sans accepter » pour rejeter tous les cookies.