Comment obtenir une facture client conforme avec Booking.com ?

La plateforme de réservation Booking.com met en relation propriétaires d’appartements, de gîtes, d’hébergements touristiques, de locations saisonnières et hôtels avec des clients en recherche d’une location. Dans le cadre de leurs voyages, les clients sont amenés à demander une facture, particulièrement lorsqu’il s’agit de voyageurs d’affaires.

Sommaire
• Comment encaisser et facturer ses clients Booking.com ?
• Le propriétaire doit-il obligatoirement fournir une facture au client ?
• Quelles sont les mentions contenues dans une facture Booking.com ?
• Comment obtenir une facture Booking avec TVA ?

Comment encaisser et facturer ses clients Booking.com ?

En tant que loueur, vous disposez de deux possibilités pour encaisser vos clients :

Première possibilité, vous encaissez directement vos clients sans passer par Booking, en utilisant des solutions de type Stripe. Ce dernier est un prestataire de paiement en ligne qui va permettre de capturer les cartes bancaires clients (aussi appelés empreintes bancaires), puis de gérer les encaissements des arrhes ou acomptes, et du dépôt de garantie des voyageurs. Vous pouvez aussi utiliser un Channel Manager qui va automatiser le processus de paiement, de validation des réservations, de facturations. Vous pouvez aussi accepter les virements bancaires, cette solution reste toutefois peu sécurisée. Dans ces cas précis, vous ne passez pas par Booking pour recevoir le paiement des séjours. Il faudra préalablement saisir vos coordonnées bancaires dans le dashboard de Booking afin que le site Internet puisse prélever les commissions sur les séjours.

Deuxième possibilité à privilégier, vos clients passent par Booking pour payer leur réservation. Booking va se charger de vérifier le profil du client, et ainsi diminuer le taux de fraude, éviter l'utilisation de carte bancaire volée et mise en opposition, c’est aussi Booking qui va gérer les rejets de paiements. Vous devez préalablement cocher cette option pour qu’elle soit activée, par défaut c’est au propriétaire de gérer les paiements et les problématiques liées. Booking va prélever directement sa commission sur la carte bancaire lors du paiement des voyageurs.

Pour ces deux possibilités, Booking ne génère aucune facture, car ce n’est pas lui qui délivre la prestation. C’est donc le propriétaire qui doit délivrer la facture directement au client. Pour la deuxième possibilité, Booking va générer un reçu au locataire, mais il ne fait pas office de facture et ne contient pas la TVA.

A noter que dans tous les cas, Booking ne gère pas le dépôt de garantie et la taxe de séjour, c’est au loueur de gérer cette partie.

La facture fournie par Booking.com correspond aux frais de service qu’ils appliquent et inclut la TVA, ce document est destiné au propriétaire et non au locataire.

Le propriétaire doit-il obligatoirement fournir une facture au client ?

Lorsque le client en fait la demande, le propriétaire du logement doit obligatoirement fournir une facture qui inclut la TVA.

Dès que le montant de la prestation atteint 25 euros, le propriétaire à l’obligation de délivrer une facture au voyageur, même si celui-ci n’en fait pas la demande.

Qu’il soit un particulier ou un professionnel, le loueur doit fournir une facture à ses clients, dans le cas contraire il risque des poursuites judiciaires et une amende.

Quelles sont les mentions contenues dans une facture Booking.com ?

La facture est un document comptable important qui doit répondre à un certain formalisme.

Les coordonnées de la location (gîte, appartement, hôtel, chambre d’hôtes, et autres meublés de tourismes) L’identité du client. La date à laquelle la facture est éditée. Un numéro unique de facturation. Elle doit contenir le mot “facture”. Le détail de la réservation, soit le prix, le nombre de nuitées, les frais de ménage, les éventuelles autres prestations (petit déjeuner, linge de maison, serviettes de bain, …). La TVA même pour les loueurs qui n’y sont pas assujettis comme les particuliers, le taux de TVA est alors de 0 %. Le montant total du séjour. Lorsque la facture est acquittée, il faut mentionner la méthode de paiement : virement bancaire, carte bancaire, PayPal, chèque, … Pour l'auto-entrepreneur (micro-entreprise), il faut ajouter la mention “ TVA non applicable – article 293 B du CGI ”. Le SIREN ou SIRET si le loueur est un professionnel.

Comment obtenir une facture Booking avec TVA ?

Le loueur doit donc délivrer par ses propres moyens la facture au client. HELLOBAIL propose un logiciel de facturation en ligne, conforme et sécurisé pour éditer les factures des locations meublées provenant de Booking. Le modèle facture est au format électronique PDF / Word / Excel, et peut être soit téléchargée, imprimée, ou envoyée directement par e-mail au voyageur. La taxe de séjour peut apparaître de façon distincte sur la facture. La facture dématérialisée est majoritairement utilisée car plus efficace et efficiente que la version papier, vous trouverez un exemple pré-rempli.