Attestation de restitution du dépôt de garantie : modèle et délai

Après l’état des lieux de sortie, et après la remise des clés du locataire, le bailleur doit restituer le dépôt de garantie qu’il à préalablement encaissé en début de location.  En effet, si l’état des lieux de sortie donne un solde positif quant au remboursement du dépôt de garantie et qu'aucune dette locative n’apparaît sur le solde de tout compte, le dépôt doit être remboursé en totalité. Dans le cas contraire, le bailleur va soustraire les éventuels frais, et rembourser le locataire partiellement. Dans tous les cas, le bailleur doit remettre une lettre confirmant qu’il a restituer ou qu’il va restituer le dépôt de garanties dans les délais légaux Ce courrier est nommé remise de dépôt de garantie ou attestation de  restitution du dépôt de garantie ou encore reçu de restitution dépôt de garantie.

A quoi sert l’attestation de remboursement du dépôt de garantie ?

Lorsque le bailleur rembourse directement le locataire après l'état des lieux de sortie, l’attestation est remise au locataire, qui après avoir pris connaissance des termes qui y sont décrits, doit approuver et signer le document. Ainsi, le bailleur se protège d’une éventuelle contestation future du locataire quant à la remise même partielle du montant du dépôt qu’il a dû verser en tout début de location. En effet, selon la loi le locataire dispose d’un délai de 30 jours pour contester l’état des lieux de sortie, et demander à ce qu’un deuxième soit réalisé.

Lorsque le bailleur remet le dépôt de garantie plus tard dans un délai de 2 mois, c'est lui qui signe l'attestation dans laquelle il mentionne qu'il remboursera le locataire. Ce cas de figure apparaît lorsque des réparations sont à facturer dans le logement.

Il ne faut pas confondre caution et dépôt de garantie. La caution est utilisée à tort pour désigner le dépôt de garantie, mais il s'agit en réalité d'une personne qui se porte garant en cas d'impayés de loyers.

Que faire en cas de restitution partielle du dépôt de garantie ?

Le bailleur doit fournir les justificatifs pour les retenues sur le dépôt de garantie. Lorsque le remboursement du dépôt de garantie est partiel, le bailleur doit le justifier en annexant les factures ou devis à l’attestation de remise de dépôt de garantie. Les factures doivent correspondre aux éventuels travaux de réparations, rénovations. Si le dépôt est utilisé pour un loyer impayé ou des charges non remboursées, le document devra aussi le stipuler.

Sous quel délai le bailleur doit-il rembourser le dépôt de garantie ?

Le délai de restitution du dépôt de garantie du locataire est encadré par l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989. Celle-ci prévoit 2 échéances selon le cas :

1 mois si aucune dégradation n’a été observée et que l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée 2 mois en cas de dégradations et que l’état des lieux de sortie n’est pas conforme à l’état des lieux d’entrée

Ce délai court à compter de la date de remise des clés du logement. En cas de non-respect de celui-ci, le locataire est en droit de mettre en demeure le bailleur pour qu’il procède au remboursement du dépôt de garantie, sous peine de subir une pénalité de retard à hauteur de 10 % du loyer hors charges pour chaque mois de retard. Si cette mise en demeure reste infructueuse, avant d’entamer une démarche auprès du Tribunal judiciaire, le locataire devra faire appel à un conciliateur de justice pour un arrangement à l’amiable.

Que contient la lettre de restitution du dépôt de garantie ?

Que le dépôt de garantie soit remboursé immédiatement à la remise des clés, ou plus tard dans un délai de 1 à 2 mois, la lettre de remboursement du dépôt de garantie doit contenir les informations essentielles suivantes :

• la date de fin du bail ou de prise de congé du locataire
• la date de la remise des clés
• la date de l’état des lieux de sortie
• la date (prévue) du remboursement
• le montant du dépôt de garantie initial
• le montant du dépôt de garantie restitué
• les éventuelles retenues
• le méthode de remboursement (chèque, virement, espèces)
• signature du bailleur

Si la restitution du dépôt de garantie est partielle, la lettre doit contenir des informations supplémentaires 

Le document doit mentionner le montant total du dépôt de garantie initial, et préciser chaque montant déduit et les motifs de ces déductions de manière explicite. Le bailleur est tenu de fournir en annexe des justificatifs attestant que les dépenses engagées pour la remise en état du logement correspondent aux montants retenus sur le dépôt de garantie. Chaque dépense doit être accompagnée des factures, des devis, et tout autre justificatif.  Il ne faut pas oublier de joindre l’état des lieux de sortie.

Le modèle en ligne d’attestation de remboursement de dépôt de garantie au format WORD ou PDF est à télécharger sur notre plateforme. La version dématérialisée offre la rapidité et la sécurité. Le document est envoyé par e-mail au locataire, qui pourra ensuite apposer sa signature électronique à distance.