Politique de confidentialité

1. Introduction

ESSYLIS (dont le siège social est situé au 25 rue Lenepveu, 49100 Angers, France) (« HELLOBAIL », « nous » et « notre »), en sa qualité de responsable du traitement, attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée. La présente politique vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amenés à nous fournir par le biais de notre plateforme accessible depuis le site internet.

Cette politique (ainsi que nos Conditions générales d’utilisation et notre Politique de cookies et tout document auquel il y est fait référence) présente la manière dont nous traitons les données personnelles que nous recueillons et que vous nous fournissez. Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques quant aux traitements de vos données personnelles que nous mettons en œuvre.

1.1. Collecte des données personnelles

Quand est-il probable que nous collectons vos données personnelles et quelles sont-elles ?

1.1.1. Lors de l'inscription et de l'utilisation de la plateforme:

Lors de votre inscription, il est obligatoire de fournir des informations telles que votre nom, prénom, adresse e-mail, genre et de choisir un mot de passe pour créer votre compte.
Vous pouvez également choisir d'ajouter une photographie de votre visage à votre profil.
Si vous êtes un loueur, des informations relatives à votre logement telles que l'adresse postale, la surface, la date de construction et les équipements seront nécessaires.
Vous avez la possibilité de rédiger une description pour votre profil.
Nous conservons une copie des échanges que vous avez avec d'autres utilisateurs que vous effectuez sur via la messagerie de notre plateforme.
Nous enregistrons le détail de vos visites sur notre plateforme, y compris les pages consultées et les contenus auxquels vous accédez.
Si vous laissez des commentaires ou des évaluations sur notre plateforme, ceux-ci sont également collectés.

1.1.2. Lors de la connexion via des réseaux sociaux:

Si vous utilisez les fonctionnalités de connexion via des réseaux sociaux, nous aurons accès à certaines données de votre compte de réseau social, telles que vos prénoms, nom de famille, photographie, adresse e-mail, et nombre d’amis, conformément aux conditions d'utilisation du réseau social concerné.

1.1.3. Lors de la navigation sur notre site:

Nous collectons des données sur les appareils que vous utilisez pour accéder à nos services et sur les réseaux depuis lesquels vous y accédez, tels que vos adresses IP, données de connexion, types et versions de navigateurs internet utilisés, plugins de navigateur, systèmes d’exploitation. Ces informations sont collectées via des technologies telles que les cookies (pour plus d'informations, consultez notre Charte sur les Cookies).

1.1.4. Lors de la souscription à un compte Premium (avec ou sans abonnement):

Si vous choisissez de souscrire à un compte Premium, des informations telles que votre nom, prénom, adresse e-mail et informations de paiement seront nécessaires pour traiter votre souscription.
Les informations de paiement, telles que les coordonnées bancaires, sont traitées par un prestataire de paiement tiers et ne sont pas conservées par notre plateforme. Cependant, nous conservons les informations relatives à votre souscription et l'historique des transactions à des fins contractuelles et comptables.

1.1.5. Lors de la création de documents liés à la gestion locative:

Lorsque vous créez des documents relatifs à la gestion locative, des informations spécifiques seront nécessaires, telles que vos coordonnées (prénom, nom, adresse, e-mail), les coordonnées du locataire (prénom, nom, adresse, e-mail), les informations relatives au bien loué (adresse et autres détails tels que la surface, la date de construction et les équipements), et les informations relatives à la location (type de location, durée, date de commencement, diagnostics).
Ces informations sont essentielles pour assurer la précision et la légalité des documents créés et sont traitées avec la plus grande confidentialité conformément aux réglementations en vigueur.

1.1.6. Lors de l'utilisation de la signature électronique:

Nous recueillons des données telles que la date et l'heure de la signature, le numéro de téléphone, le type d'action effectuée (signée ou refusée), le système d'exploitation, le navigateur utilisé, les données de géolocalisation, le statut de la signature, et l'adresse IP.

1.1.7. Lorsque vous contactez notre service client:

Si vous contactez notre service client, il est possible que nous ayons besoin de vérifier votre identité. À cette fin, nous pourrions vous demander de fournir votre prénom, nom, et l’adresse e-mail que vous avez utilisée lors de la création de votre compte.

1.2. Communication de vos données personnelles

À qui vos données personnelles peuvent-elles être communiquées et dans quelles circonstances?

1.2.1. Prestataires de services et exécution de certaines fonctionnalités

Nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles avec nos prestataires de services, qui contribuent à la réalisation de diverses fonctions en notre nom, telles que l'hébergement de la plateforme, la maintenance, l'envoi de communications, etc. Dans certains cas, le partage de vos données personnelles avec nos prestataires est nécessaire pour la fourniture de services spécifiques, tels que la signature électronique.

Nous nous assurons que nos prestataires n'utilisent vos données que dans le cadre strict des services que nous leur avons confiés et conformément aux lois de protection des données personnelles.

1.2.2. Collaborations avec des partenaires commerciaux

Vos données personnelles peuvent également être partagées avec des partenaires commerciaux, mais uniquement si vous avez explicitement donné votre accord à cet effet.

Nous tenons à souligner que nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers. De plus, nous ne permettons à des tiers de vous adresser des communications commerciales qu’avec votre consentement préalable, et uniquement pour des offres que vous avez sélectionnées.

1.2.3. Divulgation aux autorités

En cas de gestion de litiges ou de procédures de recouvrement de créances, nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles aux autorités compétentes dans le but de protéger nos droits.

2. Responsabilités des Bailleurs et Mandataires Concernant la Gestion des Données Personnelles des Locataires, Candidats, Garants et Tiers

2.1 Introduction

En tant que bailleur ou mandataire agissant en son nom, lorsque vous enregistrez les données personnelles des locataires, candidats à la location, garants, ou de toute personne en relation avec la gestion locative sur notre plateforme, vous agissez en tant que responsable du traitement de ces données. Vous devez donc vous conformer aux obligations de la réglementation en vigueur en matière de protection des données, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

2.2 Information et Consentement

Avant de saisir les données personnelles des locataires, candidats, garants, ou de tout autre tiers sur notre plateforme, vous devez informer les individus concernés de la collecte de leurs données, des finalités du traitement, et obtenir leur consentement explicite. Vous devez également les informer que leurs données seront stockées sur notre plateforme et expliquer comment ils peuvent nous contacter en cas de questions ou de demandes concernant leurs données.

2.3 Finalité et Proportionnalité

Vous devez vous assurer que les données collectées sont pertinentes, adéquates, et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Par exemple, ne collectez que les données qui sont strictement nécessaires pour la gestion de la location, la vérification des candidats, ou l'évaluation des garants.

2.4 Sécurité des Données

Vous devez mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, ou tout autre type de traitement illicite. Vous devez également vous assurer que notre plateforme offre des garanties suffisantes en termes de sécurité des données.

2.5 Droit des Individus Concernés

Vous devez être en mesure de répondre aux demandes des individus concernés qui souhaitent exercer leurs droits en vertu du RGPD, y compris leur droit d'accéder à leurs données, de les rectifier, ou de demander leur suppression. Concernant la suppression, il est important de noter que certaines données peuvent devoir être conservées pour respecter des obligations légales ou réglementaires. En outre, comme les données sont stockées sur notre plateforme, vous devez informer les individus concernés qu'ils devront peut-être nous contacter directement pour exercer certains de leurs droits.

2.6 Suppression des Données

Une fois que les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou si l'individu concerné retire son consentement et qu'il n'existe pas de motif légal de conserver les données, elles doivent être supprimées de manière sécurisée. Il est de votre responsabilité de nous informer si vous avez besoin que des données soient supprimées de notre plateforme.

2 .7 Recommandations Finales

Notre plateforme s'efforce de respecter les normes de sécurité et de confidentialité des données. Cependant, en tant que bailleur ou mandataire agissant en nom, vous avez la responsabilité première en ce qui concerne la saisie et la gestion des données personnelles des individus concernés. En utilisant notre service, vous acceptez de dégager notre plateforme de toute responsabilité directe en cas de plainte d'un individu concerné concernant la gestion de ses données personnelles, dans la mesure permise par la loi.

3. Durée de conservation de vos données personnelles

Nous stockons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés précédemment. Suite à cela, les données sont archivées avec un accès restreint pour une période additionnelle, dans des circonstances spécifiques et conformément à la loi (par exemple, pour des raisons de paiement, garantie, litiges, etc.). Une fois ce délai écoulé, elles sont définitivement supprimées.

4. Informations relatives aux cookies

4.1. Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier d'information qui est transmis au navigateur de l'utilisateur et stocké sur son appareil lorsqu'il visite un service en ligne. Ce fichier permet au site de mémoriser des informations, telles que les préférences de l'utilisateur ou les informations précédemment saisies.

4.2. Finalités des cookies chez HELLOBAIL

HELLOBAIL utilise des cookies pour les raisons suivantes :

Réaliser des analyses de fréquentation et d'utilisation des différents éléments et services du site, afin d'optimiser le contenu de nos services et leur ergonomie;
Enregistrer et adapter la présentation de notre site en fonction des informations saisies dans un formulaire sur notre site (par exemple, sauvegarde de votre progression, de votre panier), pour personnaliser votre expérience;
Améliorer le fonctionnement de nos services et respecter les obligations légales en matière de sécurité et de lutte contre la fraude, notamment en ce qui concerne la gestion des réclamations, des demandes de l'utilisateur, ainsi que la gestion des droits d'accès, des abonnements et du compte de l'utilisateur.

4.3. Comment gérer les cookies

Les tiers autorisés à accéder aux données collectées via ces cookies s'engagent à utiliser ces données en conformité avec la législation sur la protection des données personnelles et à respecter la vie privée des utilisateurs.

En tant qu'utilisateur, vous pouvez accéder aux informations contenues dans les cookies, les supprimer et les gérer en paramétrant votre navigateur. Vous pouvez également choisir de désactiver les cookies, mais cela peut avoir des répercussions sur la fonctionnalité de notre site.

5. Vos droits

En tant qu’utilisateur, vous disposez de plusieurs droits relatifs à vos données personnelles, dont le droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, à la limitation du traitement et à la portabilité des données. Voici une brève explication de chacun de ces droits :

Droit d'accès : Vous avez le droit d'accéder à toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : Vous avez le droit de rectifier toute information inexacte ou incomplète vous concernant.
Droit à l'effacement : Également connu sous le nom de « droit à l'oubli », il vous permet de demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances.
Droit d'opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas, notamment si le traitement est basé sur un intérêt légitime ou si vos données sont utilisées à des fins de marketing direct.
Droit à la limitation du traitement : Ce droit vous permet de demander que le traitement de vos données personnelles soit limité dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l'exactitude des données.
Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans que nous y fassions obstacle.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Contact » de notre site. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai raisonnable et conformément aux lois applicables.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données de votre pays si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint les lois de protection des données.

6. Sécurité de vos données personnelles

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données personnelles en mettant en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'altération, l'accès non autorisé ou toute autre forme de traitement illicite.

7. Modifications de la Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur notre site avec la date de mise à jour. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour vous tenir informé de toute modification qui pourrait affecter la façon dont nous traitons vos données personnelles.

8. Contact & Délégué à la Protection des Données

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en ligne en remplissant ce formulaire.