Signature électronique du bail de location : comment faire ?

Le nombre de pages à parapher et à signer peut vite devenir très important, notamment depuis la loi ALUR qui impose un certain formalisme dans la rédaction d’un bail. Il y a autant d'exemplaires de baux locatifs que de parties au contrat de location. Il en est de même pour les diagnostics, la notice, un extrait du règlement de copropriété si nécessaire, et les autres annexes. De multiples pages à parapher, signer et à vérifier rendent le travail du bailleur chronophage et fastidieux.

Grâce au bail de location dématérialisé et à la signature électronique la gestion locative est fluidifiée et sécurisée. La signature électronique du contrat de bail est simple à mettre en place, sa rapidité d'exécution par rapport au papier et la possibilité de signer à distance font de cet outil le nouvel allié des bailleurs et des professionnels de l’immobilier. Il devient inutile d’imprimer de nombreuses pages. Les gestionnaires de biens vont gagner du temps, de l’argent et éviter les erreurs.

Qu’est ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est un procédé qui permet de signer un document dématérialisé, dans notre cas un bail de location, le plus souvent au format PDF. La signature électronique authentifie les signataires (le locataire, le bailleur et le mandataire si le propriétaire est représenté), les identités sont donc vérifiées. Ce processus garantit aussi l'intégrité du document, son horodatage. Le bail signé électroniquement est infalsifiable, il est crypté et dispose d’un identifiant unique.

Est-ce légal de signer un bail avec la signature électronique ?

Depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique dispose de la même valeur légale qu’une signature manuscrite. La signature électronique est aussi validée par les articles 1316.1 et 1316.3 du Code civil, elle est admise comme preuve au même titre que la signature manuscrite. La signature électronique doit respecter certaines conditions pour être recevable. Ainsi, elle doit répondre à la définition que lui donne le Règlement « eIDAS » n°910/2014 du 23 juillet 2014. La signature du bail de location est donc autorisée, d’autant plus depuis la loi ELAN (loi portant évolution du logement de l'aménagement et du numérique) votée en 2018 qui encourage et favorise l’utilisation du bail numérique.

Par exemple, la signature tracée sur un écran de smartphone ou à la souris, l’envoi d’un code SMS, ou une confirmation avec un lien par e-mail font partie du faisceau de preuves utilisé dans le cadre du signature électronique.

Comment faire pour signer un bail avec la signature électronique ?

1. Vous complétez le formulaire en renseignant les informations concernant le contrat de location.
2. Les parties au contrat (locataires, bailleur ou mandataire) reçoivent un e-mail contenant un lien pour la lecture du contrat de location.
3. Chaque partie signe électroniquement en indiquant un code unique et sécurisé reçu par SMS. Ensuite les signataires dessinent leur signature à la souris sur PC ou au doigt sur écran tactile sur smartphone et tablette.
4. Le contrat de location ainsi signé est verrouillé, horodaté et sécurisé. Les signatures sont visibles sur le document. Chaque partie peut télécharger son contrat de location.

Utilisez notre outil pour faire signer votre bail de location. Commencez par choisir votre contrat de location numérique, une fois complétez en ligne faites le signer par tous les locataires et les autres parties le cas échéant.

Signature électronique des annexes du bail

La totalité des annexes du contrat de bail sont inclus dans le document signé électroniquement. Depuis la loi ALUR (loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové), le bail d’habitation peut faire jusqu’à 40 pages, il inclut notamment la notice d’information, un acte de caution solidaire, les diagnostics, l’état des lieux d’entrée et sortie ainsi que d’autres annexes obligatoires. Le signataire apposera sa signature électronique en une seule fois pour tous les documents.

Faut-il parapher un bail signé électroniquement ?

Pour le signataire du contrat de location, le paraphe consiste à apposer ses initiales sur chaque page, ceci afin de prouver qu’elles ont été bien lues et prouve donc que le document n’a pas été modifié à posteriori. Parapher chaque page à la main devient inutile, lorsque vous signez électroniquement vous signez l’intégralité du contrat qui est ensuite verrouillé informatiquement. De plus, l’acte sous-seing privé (bail établi par les parties et signé par elles sans passer par un notaire) ne nécessite pas de paraphe.

Peut-on utiliser la signature électronique sur l’acte de caution ?

Depuis le 1er janvier 2022, le garant (personne qui se porte caution des dettes du locataire qu’il cautionne) peut signer un acte de cautionnement solidaire. C’est l’ordonnance du 15 septembre 2021 qui autorise la signature électronique de l’acte de caution.

La signature électronique est-elle possible pour tous les contrats de location ?

La signature électronique est possible pour les contrats de location, peut importe sa nature.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Signer le bail locatif à distance

La signature numérique est une solution simple et rapide pour signer un contrat de location à distance, depuis n’importe quelle ville ou pays. Une connexion internet, un PC ou un smartphone sont les seuls outils à posséder. Il n’est plus utile d’organiser une rencontre entre le bailleur et le propriétaire pour signer et parapher le contrat de bail, l’exécution du procédé numérique est fluide et plus rapide.

La signature électronique contre le gaspillage de papiers

Un bail de location signé avec ce procédé n’a pas à être imprimé, il est digitalisé et chaque exemplaire est distribué à toutes parties par voie électronique, par exemple par e-mail. La signature électronique représente donc un avantage écologique en évitant l’impression d’une multitude de pages papiers.

La signature électronique garantie la rapidité et la sécurité

Les erreurs dans la saisie des textes sont quasi nulle grâce au bail type dématérialisé et prérempli. Le processus de signature est effectué en quelques clics. Le seul facteur à prendre en compte est celui du temps que voudra bien prendre le signataire (locataires, bailleurs, ou mandataires le cas échéant) pour signer le contrat. En cas de colocation, cette méthode apparaît la plus pratique au vu du nombre de colocataires.