Fiche de renseignements candidat locataire : modèle et informations

La fiche de renseignements locataire constitue une étape essentielle dans le choix d’un bon locataire. Elle doit donc être complétée avant la signature du contrat de bail. Ce document permet de distinguer chaque candidat locataire, mais aussi la potentiel caution. D’autre part, elle sert également à vérifier la solvabilité de chacun, de façon à minimiser les risques d’impayés pendant la durée de la location.

Qu’est-ce qu’une fiche de candidat renseignements locataire ?

Dans le cadre de la mise en location de son bien immobilier, un propriétaire est amené à recevoir de nombreux dossiers de candidats locataires. La fiche de renseignements locataire, qui est un document locatif représenté sous forme de formulaire, permet donc de présenter le plus fidèlement possible le profil d’un candidat.

Doivent y figurer les informations personnelles et pertinentes concernant le locataire potentiel afin de permettre au bailleur d’évaluer rapidement sa candidature. La fiche de renseignements, accompagnée de quelques autres justificatifs incontournables, constitue l’ensemble des pièces du dossier du locataire.

Que contient une fiche de renseignements du candidat locataire ?

Les rubriques à informer dans une fiche de renseignements locataire dépendent principalement de chaque bailleur. On y retrouve aussi des informations sur une éventuelle caution. Afin de donner une image globale du potentiel du candidat locataire, le document d’une à trois pages doit mentionner quelques informations subdivisées en plusieurs sections.

L’identité

Cette section permettra d’identifier le locataire. Elle fera donc mention de :

• nom et prénom
• date de naissance
• nationalité

L’état civil

Ici, il faudra informer sur la situation familiale du candidat :

• situation matrimoniale (célibataire, pacsé(e), marié(e), divorcé(e), veuf(ve))
• nombre d’enfants à la charge et leurs âges
• nombre total de personnes qui occupera le logement

La domiciliation

Pour corroborer les informations, il est également nécessaire d’indiquer la domiciliation actuelle du candidat :

• numéro(s) de téléphone
• adresse du logement occupé lors de la demande
• e-mail

La situation professionnelle

Cette section servira, entre autres, à s’assurer de la solvabilité du locataire. Il faudra donc mentionner des informations spécifiques à la profession de ce dernier :

• statut du locataire
• nature du contrat de travail (CDD, CDI, indépendant)
• nom et adresse de l’employeur
• date d’embauche

Les ressources financières

A l’instar de la section sur la situation professionnelle, cette partie permet également de vérifier la solvabilité du locataire. Ainsi, on devra y aborder :

• le salaire mensuel net
• les autres revenues mensuelles
• les allocations diverses

La caution

Lorsque le locataire dipose d'une caution solidaire, les informations sur le garant sont listées dans cette section.

• identité
• adresse
• coordonnées

Quels documents demander à un locataire ?

Comme nous l’avons précédemment précisé, quelques justificatifs doivent accompagner la fiche de renseignements pour compléter le dossier locataire. Ces documents permettent de vérifier la véracité des informations transmises dans la fiche de renseignements.

La liste des justificatifs que doit fournir le locataire au bailleur ou à son mandataire dépend essentiellement de son statut (étudiant, salarié, profession libérale, commerçant, retraité, etc.).

Néanmoins, voici une liste des documents minimum à demander au locataire :

• une copie de la pièce d’identité
• les trois dernières fiches de paie
• les deux derniers avis d’imposition (ou de non-imposition)
• les trois dernières quittances de loyer
• un contrat de travail ou document attestant des activités professionnelles

N.B : La liste exhaustive des justificatifs que doit fournir le locataire est disponible dans le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015. A noter qu’en tant que propriétaire, vous n’êtes pas en droit de réclamer certaines pièces justificatives au locataire sous peine d’être puni d’une amende administrative de 3.000 € à 15.000€. D’ailleurs, les documents proscrits sont exposées clairement par la loi Alur de mars 2014.

Modèle de fiche de renseignements locataire

Le site HELLOBAIL dispose d’un modèle gratuit de fiche de renseignements locataire que vous pouvez faire compléter directement à votre locataire. Téléchargez votre modèle ici en version WORD ou PDF.