Régularisation annuelle des charges locatives : tout comprendre et modèle

Dans le cadre d’un contrat de bail, quelques dépenses liées à l’utilisation du logement peuvent survenir. Il s’agit des charges locatives ou charges récupérables. Comme leur nom l’indique, elles sont initialement payées par le propriétaire qui pourra ensuite les récupérer sous forme de provision. Par la suite, il faudra effectuer une régularisation de ces charges tous les ans. Mais comment faire ?

Dans quel type de contrats s’applique la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges locatives n’est pas commune à tout contrat de bail. En réalité, selon la loi, elle s’applique uniquement en cas de bail de location vide. Ainsi, si vous mettez votre bien en bail de location vide, les charges au réel seront appliquées d’office. On parle également de provisions pour charges.

Dans ce cas, la loi exige que la régularisation se fasse chaque année, régularisation qui dépendra des dépenses réellement engagées pour l’entretien du logement. Par contre, en cas de location meublée ou de colocation, le propriétaire pourra choisir les charges au forfait.

Comment faire une régularisation des charges locatives ?

La régularisation de charge locative se décompose en 3 trois étapes bien distinctes. Voici comment vous devez procéder.

Calculer les charges

Le calcul des charges à régulariser est assez simple. Il suffit de faire la différence entre les charges réelles engagées et la provision pour charges. Si le décompte est positif, le locataire vous devra alors le résultat de la différence. Si, par contre, vous obtenez un résultat négatif à l’issue de cette régularisation, le locataire pourra récupérer le surplus de son argent.

Envoyer le décompte des charges au locataire

Une fois que vous avez terminé le calcul exact des charges, vous devez envoyer le détail à votre locataire. Adressez ainsi une lettre par courrier ou par mail afin de récapituler la régularisation des charges : le montant total des provisions, le montant des charges réelles dû, le montant trop perçu ou le reste à payer. Vous pouvez remplir notre formulaire en ligne pour pouvoir télécharger un modèle de demande de régularisation de charges à votre locataire. Il faudra l’envoyer un mois avant la régularisation.

Mettre à disposition du locataire les pièces justifiant la régularisation

Enfin, vous devez aussi mettre à disposition du locataire toutes les pièces qui justifient le décompte de la régularisation des charges locatives. Ainsi, pendant un délai de 6 mois à partir de la date du décompte, il pourra consulter les factures ou les contrats d’entretien de la maison.

Par ailleurs, il est de surcroît nécessaire de garder à disposition les résultats obtenus lors de la précédente régularisation de charges locatives. L’avis de taxe foncière est également utile, on y trouvera le montant des taxes de balayage et des taxes d’enlèvement des ordures ménagères. Dans le cas d’une copropriété, rappelez-vous également d’établir un budget prévisionnel et de le présenter à l’occupant.

Est-il obligatoire de fournir des justificatifs au locataire ?

Contrairement à de nombreuses idées reçues, il n’est pas obligatoire de fournir les justificatifs cités précédemment à votre locataire. Cependant, ce dernier a tout à fait le droit de vouloir consulter ces documents. Vous devez donc les garder à disposition pendant un délai de 6 mois à compter de la date de régularisation des charges.

Quel délai pour régularisation charges locatives ?

Théoriquement, la régularisation des charges locatives se fait annuellement. Réaliser la régularisation tous les ans permet d’éviter tout conflit. Cependant, le délai légal s’étend jusqu’à 3 ans. En effet, selon la loi Alur du 27 mars 2014, le propriétaire dispose de 3 ans pour régulariser les charges locatives.

Ce délai est valable même après le départ du locataire. Néanmoins, afin de garantir le propriétaire du règlement des charges locatives éventuellement estimées en sa faveur, celui-ci pourra retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie. Une fois le décompte effectué, ce dépôt sera alors rendu au locataire.

Que se passe-t-il en cas de régularisation de charges locatives tardives ?

Vous pouvez régulariser vos charges tardivement, quelle qu’en soit la raison : en cas d’oubli, de négligence ou d’ignorance. Toutefois, une régularisation de charges locatives tardives peut se voir refuser par la justice si elle est considérée comme abusive, brutale ou déloyale. Ainsi, vous pourrez être condamné à verser des dommages et intérêts à votre locataire.

D’ailleurs, le locataire dispose dudroit de saisir le tribunal d’instance, voire la commission de conciliation départementale au préalable dans certains cas. Cet acte lui permettra de faire une demande de régularisation forcée.

Quelles sont les charges récupérables ?

• les services liés à l’utilisation de l’habitation à louer
• les dépenses liées à l’entretien courant et à l’exploitation de la maison
• les taxes des services directement profitables au locataire

Selon l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, il y a 3 grandes lignes qui définissent les charges récupérables sur le locataire. Ci-dessus la liste de ces charges

Liste exhaustive des charges récupérables sur le locataire

Pour celles et ceux qui souhaitent avoir une liste des charges récupérables, c’est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui en parle exhaustivement.

Voici un tableau présentant les charges locatives (récupérables) sur votre locataire :

Comment se faire rembourser les charges locatives ?

Généralement, le paiement des charges locatives se fait par provision. Un montant est ainsi fixé en guise d’avances régulières. Alors, dans le cas où les charges réelles dépassent la provision, vous devez d’abord fournir les justificatifs nécessaires. Ces derniers permettront d’attester le montant total des charges récupérables (factures d’entretien, contrat, etc.).

Ensuite, vous pourrez demander le remboursement auprès de votre locataire grâce à une demande de régularisation de charges. Téléchargez notre modèle ici.

Comment ajuster les provisions ?

Comme nous l’avons précédemment précisé, les charges locatives peuvent être réglées de plusieurs manières différentes. Cependant, le paiement par provisions reste le plus commun dans les baux de location. Les provisions représentent ainsi des montants fixés à l’avance et versés mensuellement par le locataire. Le montant de ces provisions est défini sur les bases des charges de l’année précédente.

Ainsi, en cas d’écart en prévision et en réalité, il est tout à fait possible de procéder à une modification de ce montant fixé. Observez donc si la baisse ou la hausse des dépenses a été occasionnée par un évènement exceptionnel ou non et réajustez les provisions en fonction de cela.

Mon locataire part sans laisser d'adresse, que faire ?

Dans certains cas, il est possible qu’un locataire endetté (qui vous doit des restes à payer dans une régularisation de charges locatives) abandonne son logement et disparait avant la régularisation annuelle. À l'issue de cet endettement, vous avez le choix entre prendre sur vous et laisser passer ou entamer une procédure.

Nous vous conseillons d’étudier la situation avant de prendre votre décision:

• Ainsi, si le montant de la dette est assez modéré (dans les environs de 1 000 € au maximum), nous vous conseillons de ne rien envisager,car le coût total des procédures pourra vous faire dépenser une somme beaucoup plus importante, d’autant plus que vous disposez déjà du dépôt de garantie de 20 %.
• Au-delà de 1 000 €, vous pourrez envisager d’entamer une procédure, à condition de détenir un dossier bien solide afin d’éviter les régularisations de charges abusives. Ainsi, si vous décidez d’entamer la procédure, vous pouvez agir comme en cas de loyer impayé avec une mise en demeure et une assignation au tribunal.