Quand faut-il faire la régularisation des charges locatives ?

Comme les charges locatives provisionnelles sont établies sous forme d’estimation, elles doivent obligatoirement faire l’objet d’une régularisation. Le but est de connaître la somme réellement engagée durant l’année par rapport au calcul estimatif. Cette régularisation se fait généralement tous les ans, mais quel délai le locataire dispose-t-il pour le faire ?

Sommaire
• Quand demander la régularisation des charges en cours de bail ?
• Régularisation des charges liée au départ du locataire
• Quel est le délai pour régulariser les provisions pour charges ?
• A la réception de l’arrêté des comptes de copropriété
• Quand envoyer la demande de régularisation au locataire ?

Quand demander la régularisation des charges en cours de bail ?

Comme nous l’avons mentionné, la régularisation a lieu généralement tous les ans. Il faut donc la réaliser avant la fin de l’année qui suit l’exercice de charges. Les charges en 2020, par exemple, doivent être régularisées avant la fin de 2021. Vous pouvez donc demander la régularisation des charges durant le cours de l’année 2021.

Ainsi, si vous réalisez la régularisation des charges après le terme de l’année civile suivant la date d’exigibilité – c’est-à-dire après le 31 décembre 2021, dans notre exemple – alors le locataire est en droit de vous demander un paiement étalé sur 12 mois, c’est la conséquence de ce retard.

Régularisation des charges liée au départ du locataire

Il est possible que le locataire quitte le logement avant que vous ne puissiez établir la régularisation des charges de l’année en cours. Mais vous n’allez pas presser sa réalisation pour autant. Dans ce cas, en tant que bailleur, vous êtes en droit de conserver une quote-part du montant du dépôt de garantie. Sachant qu’à la base, ce dernier doit être restitué dans un délai maximum de 1 mois si l’état des lieux d’entrée est conforme à l’état des lieux de sortie et 2 mois à contrario après que le locataire ait quitté le logement.

Mais comme les charges n’ont pas encore fait l’objet d’une régularisation, le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant qu’elle soit réalisée. Une fois que c’est fait, le décompte des charges récupérables ainsi que le solde du dépôt de garantie peuvent être transmis au locataire.

Quel est le délai pour régulariser les provisions pour charges ?

Légalement, un propriétaire dispose d’un délai de 3 ans pour régulariser les charges locatives, y compris après le départ du locataire. Selon l’article 7-1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 :

Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par 3 ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit.

Ce délai s’applique donc aussi bien pour récupérer ou rembourser le trop-perçu des charges.

N.B : Même si la régularisation des charges a lieu généralement tous les ans, le propriétaire peut parfaitement s’y prendre tardivement (tous les 2 ans, par exemple) quelle que soit la raison, car aucune sanction n’est prévue à cet effet. Toutefois, une régularisation peut être refusée si la justice considère que celle-ci est brutale, déloyale ou si le propriétaire a refusé délibérément de la réaliser. A l'issue de ce constat, ce dernier est passible de verser des dommages et intérêts au locataire.

A la réception de l’arrêté des comptes de copropriété

Pour le cas des copropriétés, il est nécessaire d’attendre l’arrêté des comptes par le gestionnaire du syndic pour réaliser la régularisation des charges. Pour ce faire, le syndic doit soumettre à l’assemblée générale l’approbation des comptes de l’exercice de charges de l’année précédente. Une fois les comptes arrêtés, le bailleur peut à son tour procéder à la régularisation des charges de son locataire. Par ailleurs, si ce dernier quitte le logement avant l’arrêté des comptes, le bailleur peut conserver une quote-part du dépôt de garantie (20 % en général), qu’il restituera une fois le compte arrêté par l’assemblé générale de copropriété.

Quand envoyer la demande de régularisation au locataire ?

Avant la réalisation de la régularisation annuelle des charges locatives, il est nécessaire d’effectuer une demande au locataire. Cette demande se concrétise par l’envoi du décompte par nature de charges. Grâce à ce dernier, votre locataire est alors notifié s’il a trop payé ou s’il vous doit encore de l’argent par rapport à la provision de charges.

Dans l’idéal, vous devez envoyer ce décompte par mail ou par courrier un mois avant la régularisation des charges. Ensuite, durant 6 mois à compter de cet envoi, vous devez mettre à disposition du locataire toutes les pièces justificatives (facture, contrat, etc.). Vous trouverez un modèle de courrier de régularisation des charges locatives sur notre plateforme.