La quittance de loyer est-elle obligatoire?

Dans le cadre d’un bail de location, la remise de la quittance de loyer est souvent évoquée. Ce document permet de justifier du versement du loyer et des charges locatives par le locataire. Il est d’ailleurs source de conflits entre propriétaires et locataires. En tant que bailleur, doit-on le délivrer gratuitement ? Fait-il partie des obligations du bailleur ? Les réponses dans cet article.

Sommaire
• A quoi sert la quittance de loyer ?
• Le propriétaire doit-il obligatoirement délivrer une quittance de loyer au locataire ?
• Le bailleur doit-il envoyer une quittance de loyer chaque mois systématiquement ?
• Quelles conséquences si le propriétaire refuse d’envoyer une quittance de loyer ?
• Quel est le délai pour envoyer une quittance de loyer ?
• Le bailleur peut-il facturer la quittance de loyer au locataire ?
• Comment envoyer la quittance de loyer ?

A quoi sert la quittance de loyer ?

En règle générale, la quittance de loyer ne représente rien d’autre qu’un simple justificatif. Néanmoins, il peut servir au locataire pour de nombreuses raisons. Celui-ci peut l’utiliser comme justificatif de paiement en cas de litige avec son bailleur, par exemple. Et dans le cadre de certaines démarches administratives (Caisse d’Allocation Familiale, Pôle Emploi, Sécurité Sociale), le document peut également être utilisé en tant que justificatif de domicile.

D’autre part, pour le bailleur, délivrer une quittance de loyer permet de démontrer le fait qu’il honore ses obligations légales.

Le propriétaire doit-il obligatoirement délivrer une quittance de loyer au locataire ?

En cas de paiement du loyer, le bailleur n’est pas automatiquement obligé de délivrer une quittance de loyer. La délivrance de ce justificatif ne devient obligatoire que lorsque le locataire en fait la demande. En effet, selon l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 :

le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges.

Le bailleur doit-il envoyer une quittance de loyer chaque mois systématiquement ?

Contrairement à plusieurs idées reçues, il n’est pas obligatoire d’envoyer une quittance de loyer systématiquement chaque mois. Pour l’obtenir, le locataire devra le réclamer au bailleur.

N.B : En cas de paiement partiel du loyer, le propriétaire n’aura plus à délivrer une quittance de loyer. Il est, en revanche, tenu d’envoyer un reçu de paiement partiel de loyer.

Article 21 de la loi du 6 juillet 1989 :

Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.

Quelles conséquences si le propriétaire refuse d’envoyer une quittance de loyer ?

Si le propriétaire refuse de délivrer une quittance de loyer après demande du locataire, alors ce dernier est invité à envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Le but du courrier est de pouvoir rappeler au bailleur son obligation de remettre la quittance suite à la demande expresse du locataire. Si, malheureusement, la mise en demeure reste infructueuse, le locataire peut légalement entamer une procédure plus importante en saisissant le tribunal d’instance. Le but est d’obtenir une injonction de faire contre le bailleur. D’ailleurs, une astreinte (obligation de payer une somme pour chaque jour de retard dans l’exécution d’un contrat) peut accompagner l’injonction en cas d’urgence. Cette fois, la délivrance de la quittance de loyer doit être soumise à un délai fixé par le juge d’instance.

N.B : Le locataire est en droit d’exiger des dommages et intérêts au bailleur si des dommages directs ont fait suite au refus de ce dernier de délivrer la quittance de loyer.

Quel est le délai pour envoyer une quittance de loyer ?

En réalité, il n’existe pas de délai légal pour délivrer une quittance de loyer. Cependant, il est préférable d’agir dès que le locataire soumet sa demande, car sans réponse satisfaisante sous les 8 jours suivants cette demande, il est en droit d’envoyer un avertissement par le biais de la mise en demeure.

Le bailleur peut-il facturer la quittance de loyer au locataire ?

Que ce soit pour la rédaction ou l’envoi, il est interdit de facturer la quittance de loyer au locataire. Effectivement, selon les dispositions légales, une des exigences du bailleur est de délivrer le document gratuitement sous demande du locataire. La loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs le déclare :

Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande (...). Aucun frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance de loyer ne peuvent être facturés au locataire.

Toute clause qui va à contrario de cette législation sera nulle. Toutefois, pour réduire les frais d’envoi de la quittance qui peuvent être coûteux, il est possible de convenir avec le locataire d’envoyer la quittance par voie dématérialisée (e-mail).

Comment envoyer la quittance de loyer ?

L’envoi de la quittance de loyer peut se faire de deux manières différentes :

Par courrier

Téléchargez un modèle de quittance de loyer et remplissez-le. Une fois remplie, envoyez la quittance en lettre recommandé avec accusé de réception.

Par voie dématérialisé

Cette seconde alternative est plus simple et plus rapide, mais son application exige cependant l’accord exprès du locataire. Limitez alors les frais de gestion du document locatif en soumettant à votre locataire votre souhait de pouvoir envoyer une quittance de loyer dématérialisée. L’idéal est de soumettre la demande d’accord dès la signature du contrat de bail. Si le locataire y répond positivement, vous pouvez désormais envoyer une version dématérialisée de la quittance. D’ailleurs, quitte à l’envoyer tous les mois, pourquoi ne pas opter pour les modèle de quittance de loyer automatisée ? De cette façon, vous pouvez éviter que l’envoi de la quittance ne devienne chronophage.