Quittance de loyer en colocation : modèle et explications

La quittance de loyer est obligatoire si un colocataire en fait la demande. Elle permet au locataire de prouver que sa part de loyer et charges locatives a bien été versée au bailleur. Le propriétaire qui doit transmettre une quittance de loyer dans une colocation fait face à plusieurs problématiques. Faut-il envoyer une quittance de loyer individuelle et nominative à chaque colocataire ? Faut-il rédiger une quittance de loyer unique avec le nom de tous les colocataires ? Le bailleur doit-il délivrer un ou plusieurs exemplaires ? Nous répondons à toutes les questions que se posent les propriétaires bailleurs sur ce sujet.

Sommaire
• Les noms de tous les colocataires doivent-ils figurer dans la quittance de loyer ?
• Quittance de loyer avec un bail commun, comment ça marche ?
• Quittance de loyer avec un bail individuel, comment faire ?
• À quel colocataire envoyer la quittance de loyer ?
• Que contient la quittance de loyer en colocation ?
• Automatisez l'envoi de vos quittances de loyer

Les noms de tous les colocataires doivent-ils figurer dans la quittance de loyer ?

La question posée par un grand nombre de propriétaires est « dois-je établir une quittance de loyer globale avec le nom de chaque colocataire, ou dois-je rédiger une quittance individuelle et spécifique pour chaque membre de la colocation ». Il faut se référer au bail de location signé avec le colocataire pour répondre à cette question.

En résumé, dans le cas d'un bail commun, la liste de tous les colocataires doit apparaître sur la quittance. A contrario, lorsque le colocataire a signé un bail individuel, seule l'identité du concerné sera mentionnée. Toutefois il existe une spécificité en cas de bail unique sans solidarité, cette particularité est expliquée dans le paragraphe suivant.

Quittance de loyer avec un bail commun, comment ça marche ?

Lorsque le bail commun signé par l’ensemble de la colocation contient une clause de solidarité avec la mention « colocataires indivisibles et solidaires », les signataires sont responsables du paiement des charges locatives et du loyer. Ils doivent s'organiser entre eux et désigner une personne qui versera le loyer au travers d'un pacte de colocation si ncessaire. Par conséquent, lorsque le propriétaire perçoit le règlement, une quittance de loyer commune avec la liste des colocataires et le montant total du loyer sera fournie. Cette même quittance de loyer pourra être donnée à toute la colocation en autant d'exemplaires que de colocataires. Lorsque des colocataires bénéficient de l'aide au logement proposée par la CAF, il ne faut pas le détailler dans la quittance de loyer.

Attention, dans le cas où le principe d’indivisibilité n’est pas appliqué, une quittance de loyer personnelle et individuelle mentionnant la quote-part du loyer réglée par le colocataire devra être distribuée à chacun.

Quittance de loyer avec un bail individuel, comment faire ?

Dans le cas d’un bail individuel pour chaque occupant, la quittance de loyer sera la même que pour une location classique. En effet, le bail individuel signé préalablement par le colocataire et le bailleur mentionne le montant du loyer et les charges à payer chaque mois, chacun est responsable de son propre loyer. La quittance de loyer devra donc nommer uniquement le colocataire stipullé dans le contrat de location. Il faut donc envoyer une quittance de loyer nominative par colocataire.

À quel colocataire envoyer la quittance de loyer ?

Selon les dispositions de l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, la quittance de loyer est un document que le bailleur doit fournir obligatoirement et gratuitement à tout colocataire qui en fait la demande. Par conséquent, il faut transmettre la quittance de loyer à tout locataire qui réclame le document. Il ne faut donc pas désigner un colocataire qui va recevoir la quittance de loyer pour les autres occupants, c'est une erreur que font beaucoup de loueurs.

Que contient la quittance de loyer en colocation ?

Les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaître afin que la quittance de loyer soit juridiquement admissible :

Dans le cas d’une quittance de loyer commune à tous les colocataires

• Identité de tous les locataires si une clause de solidarité est inclue dans le contrat de bail ou identité du locataire nommé si ce n’est le cas.
• Le montant versé en distinguant les charges et le loyer.
• La période qui correspond au versement.
• La date à laquelle la quittance est émise.
• Quote-part payée par le colocataire si la clause de solidarité n’est pas spécifiée dans le contrat de location.
• Signature du bailleur ou de son mandataire.

Dans le cas d’une quittance de loyer individuelle

• Nom et adresse du colocataire
• Le montant versé en distinguant les charges et le loyer
• La période qui correspond à la somme payée
• La date à laquelle la quittance est éditée
• Signature du bailleur ou de son mandataire

Automatisez l'envoi de vos quittances de loyer

Sachez que vous pouvez gagner beaucoup de temps en automatisant l’envoi de la quittance de loyer par mail sous forme électronique (dématérialisée) au format PDF ou Word. Il faudra saisir la date à laquelle l’envoi mensuel doit être effectué, ainsi que les adresses mails des colocataires. Utilisez notre modèle de quittance de loyer pour générer et envoyer le document rapidement.

En cas de loyer partiellement payé, le bailleur doit fournir un reçu au locataire concerné. Un modèle de reçu au format PDF ou Word est disponible.