Comment procéder pour faire un état des lieux conforme ?

Document obligatoire et à la fois très utile à joindre au contrat de location, l’état des lieux vise à vous protéger. Il peut être réalisé entre bailleur et locataire ou établi par un huissier dans certains cas. Mais comment savoir si l’état des lieux est conforme et répond aux obligations légales ? Suivez l’article pour plus d’informations sur le sujet.

Sommaire
• L’état des lieux c’est quoi ?
• Quel est le formalisme de l’état des lieux ?
• Délai de modification de l’état des lieux
• Modalités de réalisation de l’état des lieux
• Comment se réalise l’état des lieux ?
• Que contient l’état des lieux ?
• Quelles sont les mentions obligatoires dans un état des lieux ?
• Spécificités du déroulement de l’état des lieux d’entrée
• Spécificités du déroulement de l’état des lieux de sortie
• Spécificités de l’état des lieux en location vide et en location meublée
• Les erreurs courantes à éviter
• Guide pour réaliser l’état des lieux correctement

L’état des lieux c’est quoi ?

L’état des lieux est un document descriptif établi dans le cadre d’une location. Il est réalisé dans le but de voir l’état du logement à l’entrée des locataires et son évolution au cours du bail.

Avant la mise à jour apportée par la loi Alur (6 juillet 1989) le 27 mars 2014, l’établissement de l’état des lieux n’était pas obligatoire pour les baux meublés. Depuis cette date, la formalité est exigée par la loi pour toutes les locations qui constituent une résidence principale.

L’objectif de l’état des lieux est de pouvoir éviter tout litige à la fin du bail. Réalisé à l’entrée et à la sortie du locataire, il permet de comparer l’état du logement et répartir entre le bailleur et son locataire le coût des éventuelles réparations.

Quel est le formalisme de l’état des lieux ?

En plus d’être obligatoire, l’état des lieux représente également un gage de sécurité autant pour le bailleur que pour le locataire. Ainsi, afin de posséder une valeur juridique, ce document doit répondre à quelques règles de formalisme.

Un simple bilan

Lors de l’établissement de l’état des lieux, vous devez comprendre que ce document ne présente aucun caractère contractuel. Il s’agit d’un simple constat qui permet d’observer la réalité des lieux. Il doit être réalisé deux fois au cours d’une location :

au début de la location : avant la remise des clés au locataire et avant qu’il installe ses affaires, il s’agit de l’état des lieux d’entrée. à la fin de la location : à la restitution des clés au bailleur, il s’agit de l’état des lieux de sortie.

Comme ce n’est pas un contrat en soi, la rédaction de l’état des lieux n’exige aucun strict formalisme. Il est ainsi possible de le rédiger sur papier libre ou selon un modèle préétabli tel que disponible sur le site. Sur ce modèle sont mentionnées toutes les pièces et éléments composants le logement.

Dans ce constat, vous devez mentionner tous les détails sur la description de la résidence, même ceux qui peuvent vous paraître insignifiants. Notez l’état de toutes les pièces, détaillez l’ensemble des équipements.

Un état des lieux contradictoire

Selon les obligations légales, l’état des lieux doit être établi contradictoirement entre le bailleur et le locataire. Il devra être paraphé, daté et signé. Chaque partie devra également signer le document pour lui conférer sa valeur légale. L’état des lieux contradictoire doit également exister en deux exemplaires (selon le nombre de parties). Ces exemplaires devront être conservés jusqu’à la fin du bail.

Pour que l’état des lieux soit contradictoire, le locataire et le bailleur ou leur mandataire doivent alors être présents lors de son établissement.

Délai de modification de l’état des lieux

Après son établissement, sachez que l’état des lieux peut encore subir quelques modifications. En réalité, le locataire peut contester le document dans les 10 jours suivants sa réalisation. Les éléments de chauffage, quant à eux, disposent d’un délai d’un mois après le début de la période de chauffe pour les éventuelles modifications.

Modalités de réalisation de l’état des lieux

Le logement doit contenir les seuls meubles et équipements mentionnés dans le bail de location. La forme du document doit permettre la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie : ils doivent être soit inscrits sur un document unique, soit sur des documents distincts avec le même format et la même présentation. L’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie doivent être remis par main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire lors de sa signature.

Comment se réalise l’état des lieux ?

L’état des lieux peut se réaliser de deux façons différentes :

à l’amiable entre vous et votre locataire : dans ce cas, l’état des lieux est gratuit. par un huissier de justice : l’état des lieux sera payant.

Que contient l’état des lieux ?

L’état des lieux contient la description détaillée de l’état du logement : les murs, les plafonds, le sol, les vitres, les serrures, les poignées, les prises, les encadrements des portes, des fenêtres, des placards, les installations électriques (prises, frigo, chauffage, four, etc.), les installations sanitaires, etc.

Vous devez donc y mentionner l’état de ces éléments et de chaque pièce. Il est également conseillé de toujours mettre un petit commentaire pour garantir la précision du descriptif.

Quelles sont les mentions obligatoires dans un état des lieux ?

Pour qu’il réponde aux règles de conformité, l’état des lieux d’entrée ou de sortie doit contenir obligatoirement quelques mentions. Les voici :

la date de la rédaction du document le type d’état des lieux à établir (état des lieux d’entrée ou de sortie) l’adresse du logement l’adresse du bailleur le nom ou la dénomination des parties (bailleur et locataire) le nom ou la dénomination des parties mandatées pour réaliser l’état des lieux, dans le cas où celui-ci est établi par un représentant les relevés des index des compteurs individuels de consommation en eau et en énergie (électricité, gaz, fioul) le nombre et la destination des clés ou des autres moyens d’accès aux locaux à usage privatif ou commun dans le logement (badge, télécommande, etc.) la description exacte de l’état des revêtements du sol, du plafond et des murs de chaque pièce l’état des équipements et des éléments du logement la signature de chaque partie ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux, le cas échéant

Spécificités du déroulement de l’état des lieux d’entrée

L’état des lieux d’entrée est souvent entrepris le jour de la signature du contrat de location. Généralement, il s’accompagne de la remise des clés au locataire. Comme nous l’avons précisé, il peut être réalisé à l’amiable entre le locataire et le bailleur. D’un commun accord, les deux parties conviennent un rendez-vous pour établir ensemble l’inventaire et la description de l’état du logement.

D’autre part, vous pouvez aussi engager un huissier de justice pour réaliser les démarches. Dans ce cas, les frais vous seront imputés.

S’il y a indisponibilité de l’une des parties, elle peut être mandatée par une tierce personne, comme un expert ou un agent immobilier. Les exemplaires du document seront ensuite annexés au bail de location.

Spécificités du déroulement de l’état des lieux de sortie

L’établissement de l’état des lieux de sortie se fait généralement à l'amiable le jour de la restitution des clés entre le bailleur et le locataire. En effet, lorsque le locataire quitte le logement, l’état des lieux d’entrée et de sortie sont comparés afin de pouvoir établir la répartition des coûts de réparation ou de remplacement en cas de détérioration.

En cas d’éventuels litiges, la comparaison servira à établir les responsabilités de chacun.

Si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux, le bailleur devra restituer le dépôt de garantie au locataire. Pour ce faire, il dispose d’un délai de 1 mois. A défaut de restitution dans les délais impartis, la somme restant dû fera l’objet d’une majoration de 10 % du loyer hors charges pour chaque mois de retard.

Spécificités de l’état des lieux en location vide et en location meublée

A l’instar de l’état des lieux en location vide, l’état des lieux est obligatoire en location meublée. Le document doit également être gratuit et contradictoire. Il existe cependant quelques différences entre l’état des lieux pour ces deux types de location.

Si la description de l’état du logement se porte généralement sur les pièces et les éléments qui le composent, il est aussi nécessaire de faire l’inventaire du mobilier lors de l’état des lieux en location meublée. Citez et décrivez dans les détails l’état de tous les meubles qui composent votre logement si vous louez meublé. Voici la liste du mobilier à décrire dans l’état des lieux d’une location meublée :

la literie la cuisine avec les équipements comme la plaque de cuisson, le four ou le micro-ondes, le réfrigérateur, le congélateur, le lave-vaisselle, les autres ustensiles de cuisine nécessaires au quotidien les stores ou volets les tables et chaises les étagères de rangement

Les erreurs courantes à éviter

Voici quelques erreurs à éviter lors de l’établissement de l’état des lieux d’entrée et de sortie :

Ne pas réaliser l’état des lieux : selon l’article 1731 du code civil “s’il n’a pas été fait d’état des lieux, le preneur est supposé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire”. Utiliser des termes généraux ou subjectifs : vous devez être bien précis. Choisissez bien vos mots pour éviter toute confusion. Choisir des formats différents pour l’état des lieux d’entrée et de sortie : même si vous les établissez sur des documents différents, il est impératif de mettre votre état des lieux d’entrée et votre état des lieux de sortie dans un même format. Ainsi, ils seront plus facilement comparables. Réaliser l’état des lieux à la hâte : pour ne pas prendre le risque d’oublier des éléments, vous devez prendre le temps d’établir l’état des lieux. Vous serez ainsi plus attentif à tous les biens. Ne pas illustrer l’état des lieux : cette erreur est certainement la plus fréquente. Certains bailleurs ne sont pas encore informés ou oublient qu’il est désormais possible d’insérer des photos dans l’état des lieux. Pourtant, en cas de litige, elles peuvent constituer des débuts de preuves pour appuyer vos dires. Ne pas tester à la main les appareils en place dans le logement : vous devez prendre le temps de tout tester : eau chaude, chasse d’eau, four, plaques électriques, radiateurs, etc.

Guide pour réaliser l’état des lieux correctement

Rédigez un contrat de location : le contrat est la première chose qui vous permettra de réaliser l’état des lieux. Sans bail de location, vous ne pourrez pas établir un état des lieux. Qui plus est, ce dernier doit être annexé au bail. Récupérez le loyer, les charges et le dépôt de garantie : une fois le contrat établi, vous pouvez exiger les premières sommes dues à votre locataire : un mois de loyer, les charges locatives ainsi que le dépôt de garantie. Faites signer un acte de cautionnement : cet acte vous évitera les éventuels litiges avec votre locataire. Vous devez alors faire signer la caution au garant de ce dernier. Établissez l’état des lieux : pour ce faire, fixez une date avec votre locataire avant qu’il n’installe ses affaires personnelles. Vérifiez ensuite que le logement est en bonne conditions d’éclairages le jour de l’établissement de l’état des lieux. Faites alors l’inventaire des équipements et éléments du logement et n’omettez aucun détail. Accompagnez l’état des lieux d’une grille de vétusté : cette grille permettra de déterminer si les détériorations observées sur les éléments du logement sont causées par le temps, par négligence, par mauvais usage ou par manque d’entretien.