État des lieux en SCI : modèle et guide complet

La gestion d’un bien à travers une Société Civile Immobilière (SCI) demande de la rigueur pour sécuriser son bien. L’état des lieux est le pilier central qui offre une première protection juridique qui permet d’établir clairement l’état initial du logement, toute anomalie y sera référencée et sera approuvée et signée par le propriétaire bailleur et le locataire. En location meublée, l’inventaire est annexé au bail avec l’état des lieux. Pour rappel,  l'état des lieux est un document établi contradictoirement entre la SCI (qui est le bailleur, ou son mandataire) et le locataire qui sont présents, il décrit l'état du logement à l'entrée et en sortie de location comme le prévoit la Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes légales pour border votre le constat à l’entrée et à la sortie des lieux, ainsi qu’un modèle d’état des lieux spécifique à la SCI. 

Sommaire
• L’état des lieux est-il obligatoire lorsque le bailleur est une SCI ?
• L’état des lieux est-il gratuit pour une SCI ?
• Quelles sont les mentions obligatoires contenues dans l’état des lieux SCI ?
• Quelles sont les avantages de la signature électronique de l’état des lieux pour une SCI ?
• L’état des lieux SCI est-il différent d’un état des lieux classique ?

L’état des lieux est-il obligatoire lorsque le bailleur est une SCI ?

Oui, l’état des lieux est en effet obligatoire pour une SCI qui loue un logement que ce dernier soit meublé ou non meublé, à l’entrée avec la remise des clés, au terme du bail avec la restitution des clés. C’est la loi ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) qui a instauré cette obligation dans le but de diminuer le nombre de litiges entre le bailleur SCI et les locataires. Les dégradations et les éventuelles réparations locatives sont inscrites dans l’état des lieux, le document sert de preuve dans le cas où la SCI ne restitue pas le dépôt de garantie (caution). L’état des lieux SCI à d’autres avantages, il permet d’ajuster les provisions pour travaux, d’estimer les coûts d'entretien, de potentielles réparations, et ainsi mieux piloter la trésorerie pour les associés.

L’état des lieux est-il gratuit pour une SCI ?

Lorsqu’il est établi directement entre l’associé de la SCI (bailleur) et son locataire, l’état des lieux est gratuit, aucun frais ne peut être facturé qu’elle qu'en soit la raison. Bien entendu, cela nécessite que les parties soient d’accord sur le contenu du document, et que cet accord soit validé juridiquement par leurs signatures. 

Toutefois, lorsqu’un professionnel (agent immobilier, notaire, etc.) est mandaté, celui-ci applique un tarif réglementé pour établir un état des lieux officiel. Lorsque c’est le cas, la part que doit payer le locataire est plafonnée à 3 euros / m² TTC, et ne peut pas dépasser la somme payée par la SCI propriétaire du bien immobilier. 

Pour finir, en cas de litige, l’état des lieux devient payant.La SCI ou le locataire doit alors mandater un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Dans ce cas de figure, le coût est divisé en parts égales entre le locataire et la SCI. Ces coûts varient selon la surface du logement (par exemple, environ 132 € pour un logement de moins de 50 m²)

Si aucun accord amiable n’est trouvé, ou en cas d'absence d'une des parties, un commissaire de justice (anciennement huissier) peut être mandaté. Les frais sont alors partagés à parts égales entre le locataire et la SCI propriétaire, le tarif dépend de  la surface du logement (par exemple 132 € pour un logement de moins de 50 m²).

Quelles sont les mentions obligatoires contenues dans l’état des lieux SCI ?

Voici les mentions obligatoires qui doivent figurer dans l’état des lieux :

• Le type d'état des lieux : s’agit-il d’un état des lieux d'entrée ou de sortie ?
• La date à laquelle l'état des lieux est réalisé.
• L'adresse complète du bien loué par la SCI.
• Identification des parties :
• Nom complet et adresse du locataire
• Dénomination et siège social de la SCI (bailleur)
• Noms et adresses de la personne mandatée, le cas échéant.
• Les relevés des compteurs individuels d'eau, de gaz, fioul, électricité, le cas échéant.
• Destination des clés fournies par le bailleur.
• Description détaillée du logement : état des revêtements (sols, murs, plafonds), état des équipements et éléments du logement.
• Observations ou réserves éventuelles
• Photos des points sensibles du logement lors de l’entrée dans les lieux (facultatives mais recommandées pour éviter les désaccord lors du départ du locataire).
• Les signatures de toutes les parties concernées et du mandataire le cas échéant.

Quelles sont les avantages de la signature électronique de l’état des lieux pour une SCI ?

C’est un gain de temps réel, l’état des lieux peut être pré rempli par la SCI avant le rendez-vous. Il sera ensuite vérifié contradictoirement entre la SCI et le locataire pour un état des lieux conforme et légal.

L’état des lieux numérique est plus sécurisé que la version papier. Pas de risque de perte du document car ce dernier est stocké sur le cloud et est disponible 24h/24. La signature électronique renforce la validité du constat avec un horodatage, l’adresse ip, un code à usage unique ou OTP (one-time password) qui identifie les signataires, un format PDF qui garantit la sécurité, pas de falsification possible. La signature électronique est reconnue par le règlement eIDAS au niveau européen.

Une SCI qui possède un patrimoine immobilier gagnera en temps, en sécurité et en efficacité en digitalisant le processus de signature des ses états des lieux. 

L’état des lieux SCI est-il différent d’un état des lieux classique ?

Dans le cadre d’un logement dont la destination est l’habitation, il n’y a pas de différence entre l’état des lieux SCI et un état des lieux classique, c’est juste le bailleur qui est une société dans le premier cas, et un particulier dans le deuxième. Dans tous les cas, c’est la loi ALUR  adoptée en 2014 qui encadre les modalités de réalisation des états des lieux dans le cadre des locations immobilières, qu'elles soient meublées ou non, que le bailleur soit une société ou non.